Toen ik mijn bedrijf startte, was mijn keuze voor Microsoft Business als snel gemaakt. Ja wie is er tenslotte niet met Microsoft opgegroeid?
Mijn grootste overweging bij het maken van deze keuze was dat ik absoluut geen dubbele afspraken, rondslingerende notities en het liefst alles op één centrale plek wilde hebben.
Maar ook bij mij kwam natuurlijk mijn privéleven om de hoek kijken. Voor de privé afspraken gebruik ik al jaren een Google agenda. Maar ik merkte dat ik steeds vaker mijn beide agenda’s naast elkaar moest leggen omdat niet alles automatisch met mijn Outlook werd gesynchroniseerd. Dat moest echt anders!
Met een beetje achtergrond kennis van Power Automate ging ik op zoek naar een oplossing. Die naast het inschieten van afspraken in mijn Google agenda ook bij wijzigingen direct mijn outlook agenda bij zou werken. In dit blog neem ik je mee in hoe ik dat voor elkaar kreeg en hoe jij dit ook kunt doen!
Stap 1: Ga naar Power Automate
Open Power Automate en log in met je Microsoft Business-account.
Klik op “Create” (Maken) links in het menu.
Kies “Automated cloud flow” (Geautomatiseerde cloudstroom).
💡 Wat is een flow?
Een flow is een automatisering die wordt geactiveerd door een gebeurtenis (bijv. nieuwe afspraak in Google → wordt automatisch toegevoegd aan Outlook).
We gaan aan de slag met de volgende flows:
- Google agenda synchroniseren met Outlook. 💡 Doel: Als er een nieuwe afspraak in Google Agenda wordt gemaakt, moet deze automatisch ook in Outlook worden toegevoegd.
Stap 1: Google agenda synchroniseren met Outlook
💡 Doel: Als er een nieuwe afspraak in Google Agenda wordt gemaakt, moet deze automatisch ook in Outlook worden toegevoegd.
- Trigger instellen
- Zoek naar “Google Calender” en kies “Wanneer een nieuwe gebeurtenis wordt toegevoegd, bijgewerkt of verwijderd uit agenda.
- Log in met je Google-account en geef toestemming.
- Voorwaarden toevoegen: Kies voor actie toevoegen en zoek naar voorwaarden. Als voorwaarden vullen we in Actietype is gelijk aan added. We gaan nu eerst onder waar verder met de volgende stap.
- Actie toevoegen: Nieuwe afspraak maken in Outlook
- Klik op “Nieuwe stap” → zoek naar Outlook.
- Kies “Een nieuwe gebeurtenis maken (V4)”.
- Log in met je Microsoft-account en geef toegang.
- Gegevens overzetten
- Onder “Titel”, kies “Samenvatting van Google-afspraak”.
- Bij “Starttijd” en “Eindtijd”, kies de juiste Google-velden.
- Voor “Locatie”, selecteer de locatie uit Google Agenda.
- Opslaan & Testen Je kunt tussendoor je flow opslaan, maar krijgt op dit moment nog een foutmelding. Geen probleem dit lossen we later op.
- Rij toevoegen aan een tabel Een afspraak in Google heeft op de achtergrond een eigen ID. Deze hebben we nodig voor het aanmaken van een afspraak in Outlook.
- Open Excel en voeg twee kolommen toe. Google ID en Microsoft ID.
- Maak er vervolgens een tabel .
- Sla het bestand op in de OneDrive business omgeving.
- Actie toevoegen: zoek naar Excel en rij toevoegen aan tabel.
- Vul hier alle gevraagde informatie in en klik op geavanceerde parameters. Activeer Google ID en Outlook ID.
Stap 2: Google afspraken wijzigen in outlook
💡 Doel: Als er een afspraak in Google Agenda wordt gewijzigd, moet deze automatisch ook in Outlook worden aangepast.
- Trigger instellen: Dit doen we bij onwaar. In dit geval gebruiken we een voorwaarde als trigger voor de volgende actie.
- Actie – voorwaarde toevoegen. We kiezen hier weer voor actietype is gelijk aan updated
- Waar: Zoek naar Excel rij ophalen, we kiezen er hiervoor om het Google ID op te halen.
- Gebeurtenis bijwerken:
- Actie toevoegen: Outlook V4: Gebeurtenis bijwerken; We kiezen hier voor het bijwerken van het outlook ID.
Stap 3: Google afspraak verwijderen in Outlook
💡 Doel: Als er een afspraak in Google Agenda wordt verwijderd, moet deze automatisch ook in Outlook worden verwijderd. Hiervoor gaan we naar ONWAAR (voorwaarde 1)
- Trigger toevoegen: voeg opnieuw een voorwaarde toe met actietype is gelijk aan deleted.
- Actie: We kiezen weer voor Excel rij ophalen. Maar in dit geval kiezen we voor Google ID.
- Actie voor verwijderen: Zoek weer naar Outlook: gebeurtenis verwijderen (V2) en kies hier voor Outlook ID.
- Excel bijwerken: Zoek Excel: rij verwijderen en kies hier voor Outlook ID.
Denk eraan dat bij deze stap alleen de afspraken verwijderd zullen worden die met deze stroom zijn toegevoegd!
De stroom is nu in principe klaar! Maar als we hem opslaan krijgen we nog steeds een foutmelding. Dit komt omdat Google een andere datum/tijd notatie heeft dan Outlook. Om dit op te lossen hebben we nog twee stappen nodig in de flow.
- Ga helemaal terug naar je eerste trigger.
- Klik tussen deze trigger en de voorwaarde op het plusje.
- Zoek naar tijdzone converteren. Zoek naar begin tijd en verander hier source en destination time naar je eigen tijdzone. Kies bij Time Unit voor sortable date/time.
- Voeg vervolgens deze stap nog eens toe maar nu voor eind tijd.
Als laatste stap pas je bij iedere outlook stap de begin en eindtijd aan. Door de betreffende actie open te klikken en op het bliksemtekentje te klikken.
