Afgelopen week bekeek ik een nieuwe video van Mirjan van HowTo Hotspot. Ik volg Mirjan al enkele jaren en ben altijd benieuwd naar de nieuwe tools die ze ontdekt heeft. Dit keer behandelde ze een gevoelig en hot topic dat ik zelf ook ervaar(de): het beheren van verschillende agenda’s in Google en Microsoft in mijn geval. In haar video besprak ze deze twee niet specifiek, maar de probleemstelling was zo herkenbaar dat ik besloot om dit zelf nader te onderzoeken.
Agenda beheer
Probleemstelling
Niet iedereen is natuurlijk hetzelfde. Maar de meeste van ons zullen zich herkennen in deze problemen rondom plannen en taakbeheer.
- Het hebben van meerdere agenda’s voor zowel werk als privé
- Volle agenda
- Geen nee kunnen zeggen
- Niet goed kunnen plannen door verkeerde inschatting van tijd
- Prioriteiten stellen
- Blokkeren van afspraken met een hoge prioriteit
- Automatisch plannen
- Meerdere agenda’s beheren
- Automatisch tijd blokken in andere agenda’s
In dit blog gaan we kijken naar de mogelijkheden van:
- Microsoft Outlook agenda
- Google agenda
- Morgen
- Motion
- Rise
Ondanks dat het wellicht iets meer tijd kost om de beschikbare tools op de juiste manier in te richten. Hou ik van lekker praktisch en gebruiken wat je al in huis hebt. Het kost je wellicht even iets meer tijd, maar bespaart je uiteindelijk ook weer abonnement op abonnement, waardoor je uiteindelijk door de bomen het bos niet meer ziet.
We duiken er lekker in!
1. Microsoft Outlook
Ik begin met Microsoft Outlook omdat dit inmiddels toch wel mijn persoonlijke favoriet is. Maar net als met de spelcomputers is het hier natuurlijk ook een kwestie van smaak. Je bent kamp Outlook of kamp Google. Hoewel Outlook door de inzet van Power Automate laat zien hoe ze een vlekkeloze integratie met het andere kamp kan maken. Zo heb ik zelf met behulp van de Power Automate tool een synchronisatie opgezet voor mijn privé agenda in Google naar mijn zakelijke Outlook agenda.
Maar ook voor coaches met is Outlook agenda een krachtige optie.
- Agendabeheer: inclusief de mogelijkheid om vergaderingen te plannen, tijd blokken in andere gekoppelde agenda’s. Integratie met Teams voor online meeting.
- Bookingspagina: klanten zelf hun afspraak laten boeken
- Herinneringen: stel herinneringen in voor belangrijke afspraken en To Do’s
- Flows: meerde tools zoals planner voor het uitwerken van projecten, To Do
- Automatiseren: Gebruik power automate voor integraties met andere agenda’s en tools
Je hebt hiervoor wel een zakelijk (business) account nodig. Prijzen vanaf ongeveer €6 per maand.
2. Google Agenda
Ook Google Agenda bied een aantal mooie opties binnen het business abonnement.
- Agendabeheer: Met standaard functies zoals kleurcodering, gedeelde agenda’s en herinneringen kun je eenvoudig afspraken plannen en beheren. Tijd blokken in andere gekoppelde agenda’s. En integratie met Google Meet voor online meetings. Net als Outlook beschikt google over de mogelijkheid van automatisch plannen. Wat inhoud dat beide een voorstel doen voor een beschikbaar tijdslot op basis van beschikbaarheid van beide deelnemers.
- Bookingspagina: Google bied geen optie voor klanten om zelfstandig afspraken te boeken. Hiervoor kun je wel extra tools zoals Calendly gebruiken. Deze tool integreert goed met Google Agenda en stelt jouw klanten in staat om eenvoudig afspraken te plannen op basis van jouw beschikbaarheid.
- Flows: Google agenda integreert naadloos met andere Google Workspace-tools zoals Gmail en Google meet. Dit maakt het eenvoudig om vergaderingen te plannen, notities te delen samen te werken met collega’s.
Een overzicht van beide tools
Micrososft 365 Business Basic
- Opslag: 1TB per gebruiker
- Zakelijk E-Mail: Ja
- Office-apps: Web- en mobiele versie van Word, Excel, Powerpoint, Outlook
- Videoconferenties: Microsoft Teams (100 deelnemers)
- Beveiliging: Basisbeveiliging
- Ondersteuning: 24/7 telefonisch en online
- Bookingstool voor klanten: Ja, Microsoft Bookings
- Synchronisatie met andere agenda’s: Ja, met Google en Outlook
- Tijdblokken in gekoppelde agenda’s: Ja
- Werken met kleurenlabels: Ja
Microsoft 365 Business Standard
- Opslag: 1TB per gebruiker
- Zakelijk E-Mail: Ja
- Office-apps: Desktop- Web- en Mobiele versie van Word, Excel, Powerpoint, Outlook
- Videoconferenties: Microsoft Teams (300 deelnemers)
- Beveiliging: Geavanceerd
- Ondersteuning: 24/7 telefonisch en online
- Bookingstool voor klanten: Ja, Microsoft Bookings
- Synchronisatie met andere agenda’s: Ja, met Google en Outlook
- Tijdblokken in gekoppelde agenda’s: Ja
- Werken met kleurenlabels: Ja
Google Workspace Business Starter
- Opslag: 30 GB per gebruiker
- Zakelijk E-Mail: Ja
- Office-apps: Web- en mobiele versie van Google Docs, Sheets, Slides
- Videoconferenties: Google Meet (100 deelnemers)
- Beveiliging: Basisbeveiliging
- Ondersteuning: Standaard ondersteuning
- Bookingstool voor klanten: Niet ingebouwd, extra tool nodig (bijv. Calendly)
- Synchronisatie met andere agenda’s: Ja, met Outlook (via extra tools)
- Tijdblokken in gekoppelde agenda’s: Ja
- Werken met kleurenlabels: Ja
Google Workspace Business Standard
- Opslag: 2 TB per gebruiker
- Zakelijk E-Mail: Ja
- Office-apps: Web- en mobiele versie van Google Docs, Sheets, Slides
- Videoconferenties: Google Meet (150 deelnemers)
- Beveiliging: Geavanceerd
- Ondersteuning: Standaard ondersteuning
- Bookingstool voor klanten: Niet ingebouwd, extra tool nodig (bijv. Calendly)
- Synchronisatie met andere agenda’s: Ja, met Outlook (via extra tools)
- Tijdblokken in gekoppelde agenda’s: Ja
- Werken met kleurenlabels: Ja
Voor en nadelen op een rij
Microsoft 365 Business Basic:
- Voordelen: Lagere kosten, 1 TB opslag per gebruiker, toegang tot Microsoft Teams, ingebouwde bookingstool.
- Nadelen: Alleen web- en mobiele versies van Office-apps.
Microsoft 365 Business Standard:
- Voordelen: Desktopversies van Office-apps, uitgebreide beveiliging, toegang tot Microsoft Teams, ingebouwde bookingstool.
- Nadelen: Hogere kosten dan Business Basic.
Google Workspace Business Starter:
- Voordelen: Lagere kosten, toegang tot Google Meet, geïntegreerde AI-assistent.
- Nadelen: Beperkte opslag (30 GB), basisbeveiliging, geen ingebouwde bookingstool.
Google Workspace Business Standard:
- Voordelen: Meer opslag (2 TB), toegang tot Google Meet met meer deelnemers, geïntegreerde AI-assistent.
- Nadelen: Hogere kosten dan Business Starter, geen ingebouwde bookingstool.
Waar ook rekening mee moet worden gehouden is dat Google geen traditionele desktop-apps bied. In plaats daarvan zijn de meeste Google workspace-tools, zoals Google Docs, Sheets en Slides, webgebaseerd en toegankelijk via een browser. Dit betekend dus dat je altijd een internetverbinding nodig hebt om deze tools te gebruiken. Er zijn wel offline mogelijkheden beschikbaar, maar deze vereisen wel dat je de bestanden van tevoren downloadt en synchroniseert.
Claim vandaag nog jouw plek in de spotlight!
Heb je hulp nodig bij dit topic, of ben je op zoek naar een oplossing die perfect aansluit bij jouw praktijk? Plan even een gesprekje in zodat we samen kunnen brainstormen.
De Uitdagingen van een Volle Agenda
Het beheren van alleen al je persoonlijke en zakelijke agenda kan behoorlijk uitdagend zijn.
Misschien heb je moeite om wat vaker nee te zeggen, wat resulteert in een overvol schema. Wat op zijn beurt weer kan leiden tot een verhoogde werkdruk, maar ook tot stress en een gebrek aan productiviteit. Het zelf blijven uitvoeren van extra taken en verantwoordelijkheden maakt het ook steeds moeilijker om te focussen op essentiële prioriteiten voor je praktijk.
Een andere uitdaging kan het onvermogen om effectief te plannen zijn. Zeker wanneer je agenda al vol is, kan het lastig zijn om tijd vrij te maken voor belangrijke taken en komt soms zelfs eigen tijd in het gedrang. Dit kan weer leiden tot het vergeten van belangrijke afspraken of deadlines, wat stress alleen maar zal verergeren. Om nog maar te zwijgen over de gevolgen van onvoldoende tijd voor jezelf.
Het gebrek aan prioriteiten stellen speelt ook een cruciale rol in de uitdagingen van agenda beheer. Wanneer alles als even belangrijk wordt beschouwd, is het moeilijk om effectieve keuzes te maken. Dit kan resulteren in een situatie waarin dringende taken ten onrechte worden uitgesteld, wat de algehele efficiëntie van het werkproces verlaagt. Bijvoorbeeld, je kan je gefocust voelen op het beantwoorden van e-mails, terwijl cruciale project deadlines in de verte liggen. Het niet stellen van de juiste prioriteiten kan een domino-effect veroorzaken, waarin stress en onproductiviteit hand in hand gaan.
Het is belangrijk om strategieën te ontwikkelen die helpen bij het nemen van controle over deze uitdagingen, zoals het implementeren van taakbeheer technieken. Dit kan helpen om grip te krijgen op alle agenda’s en effectievere manieren te vinden om hiermee om te gaan.
Effectief Plannen: Strategieën en Voorbeelden
Effectief plannen is een belangrijk onderdeel voor succesvol taakbeheer, vooral als het gaat om het behouden van grip op al je agenda’s. Eén van de meest efficiënte strategieën is het werken met tijdsblokken. Hierbij verdeel je de dag in aparte blokken voor verschillende activiteiten. Dit helpt je niet alleen om taken te prioriteren, maar ook om gefocust te blijven op de specifieke taken die je in dat blok wilt voltooien. Een voorbeeld van een tijdsblok zou kunnen zijn: ‘9:00-10:30 – Cliënt X’ gevolgd door ’10:30-11:00 – Korte pauze’, en dan ’11:00-12:30 – E-mails beantwoorden’. Hierdoor creëert je een overzichtelijke structuur voor uw dag en voorkomt u dat u snel afgeleid raakt.
Daarnaast is het van belang om pauzes en privé-tijd in je planning op te nemen. Door regelmatig pauzes in te voegen, kunt je jouw productiviteit verhogen en de kans op burn-out verkleinen. Plan bijvoorbeeld elke 90 minuten een korte pauze van 10-15 minuten waarin je even kunt ontspannen, een korte wandeling kunt maken of een gezonde snack kunt nemen. Ook kan het nuttig zijn om deze privé-tijd in je agenda te markeren, zodat anderen weten dat ze je niet kunnen onderbreken tijdens deze momenten.
Een andere belangrijke strategie is slim herplannen. Soms kun je simpelweg niet alles af krijgen wat je had gepland. Het is dan essentieel om feedback van je agenda te krijgen en je acties aan te passen. Laat collega’s weten dat je even tijd nodig hebt om je belangrijke taken af te ronden door ze een mailtje te sturen en direct deze tijd in je agenda te blokken. Bijvoorbeeld: Voor de komende week ben ik beschikbaar op dinsdag en donderdag van 13:00 tot 15:00 uur. Laat het me weten als dit voor jou werkt.” Deze duidelijke communicatie stelt je in staat om grip te houden op je agenda en taakbeheer, terwijl je tegelijkertijd rekening houdt met anderen.
Het Belang van Buffertijd en Dagelijkse Reviews
Effectief plannen en prioriteiten stellen zijn fundamenten van goed taakbeheer. Een essentieel aspect dat vaak over het hoofd wordt gezien, is de opname van buffertijd tussen afspraken. Buffertijd verwijst naar de periode die je inplant tussen twee of meer afspraken. Deze tijd is cruciaal om onverwachte gebeurtenissen op te vangen die zich kunnen voordoen, zoals een Cliëntgesprek dat langer duurt dan gepland of onvoorziene taken die aandacht vereisen. Door deze extra tijd in te voegen, voorkom je overlappen en geef je jezelf de ruimte om adem te halen, wat bijdraagt aan stressvermindering.
Naast buffertijd, is de dagelijkse review van je agenda een waardevolle techniek voor beter leren plannen. Dit houdt in dat je aan het einde van elke dag een moment neemt om je komende verplichtingen te bekijken en eventueel aanpassingen te doen. Deze dagelijkse controle helpt niet alleen om de effectiviteit van je tijdbeheer te verbeteren, maar stelt je ook in staat om prioriteiten te stellen. Door elke dag te reflecteren op wat je hebt bereikt en wat er nog moet gebeuren, kun je strategischer plannen en adequaat anticiperen op last-minute veranderingen.
Oplossingen voor Agenda Beheer: Tools en Technologieën
In de moderne werkomgeving is het beheer van meerdere agenda’s essentieel voor zowel persoonlijke als professionele effectiviteit. Om grip te houden op al mijn agenda’s, zijn er verschillende tools en technologieën beschikbaar die ondersteuning bieden bij het taakbeheer en het beter leren plannen. Een populaire oplossing is het gebruik van digitale agenda-applicaties zoals Google Calendar en Microsoft Outlook. Deze platforms maken het mogelijk om afspraken gemakkelijk te blokkeren, prioriteiten te stellen en zelfs automatische planningsopties in te zetten.
Een sleutelcomponent in agenda beheer is de mogelijkheid om afspraken met hoge prioriteit te identificeren en deze tijdig te reserveren. De meeste moderne agenda-tools stellen gebruikers in staat om kleurcodes of labels toe te passen op specifieke afspraken. Dit visuele aspect helpt niet alleen bij het snel herkennen van belangrijke taken, maar bevordert ook een efficiënte dagelijkse planning. Door gebruik te maken van meldingen en herinneringen, wordt de gebruiker eraan herinnerd om op tijd te handelen en deadlines niet te missen.
Integratie met andere productiviteitstools is ook belangrijk voor effectief agenda beheer. Veel mensen realiseren zich niet dat het koppelen van hun agenda aan projectmanagementsoftware zoals Microsoft Planner, Trello of Asana hen kan helpen bij het stroomlijnen van hun taken. Dit vermindert de kans op miscommunicatie en maakt het eenvoudiger om taken te prioriteren in een groter geheel. De juiste technologie kan dus een belangrijke rol spelen bij het verminderen van stress en het verhogen van de productiviteit.
Bovendien bieden sommige tools geavanceerde functies, zoals het automatisch voorstellen van vergadertijden op basis van de beschikbaarheid van deelnemers. Dit zorgt ervoor dat iedereen betrokken kan worden zonder eindeloze heen-en-weer communicatie. Door gebruik te maken van deze technologieën, kunnen gebruikers effectiever leren plannen en hun tijd beter beheren, wat uiteindelijk resulteert in een verbeterde algehele workflow.
Hier nog even de video van Mirjan waarin ze nog meer tools bespreekt voor jouw agenda beheer.